行政及び関連機関が発行している広報文書は、市から業務委託され、毎月２回自治会長あて送付されてきます。市から送付された年間の配布件数は、平成30年実績で411件でした。これに、地区センターからのものを加えると年間500件ほどになります。行政情報広報の必要性は、十分理解できるものの、配布されてくる文書一つ一つの内容をみると、改善が必要のようにも思われます。配布方法の工夫等の改善について東地区自治会長の皆さんにアンケートを行いました。アンケート結果を.pdfファイルで掲載いたします。自治会の仕事は多岐に渡り、年々仕事量も増えてきています。文書配布作業は、自治会役員にとって力仕事の部類に入りますが、後工程である文書受け取り側のことを十分配慮しつつ、且つ、発行者側の目的を達成し、費用面の削減も考えて改善が必要ではないでしょうか?。市役所にいくつかの提案をしましたが、自治会との窓口部署と文書発行部署が異なるため中々やり方を変えるのは難しいようです。小さな改善の積み重ねが重要なことは、行政機関でも民間企業でも同じではないでしょうか?
行政文書にかかっている経費は文書を受け取っている皆さんの税金を使っているものですので、皆さんのご意見をお寄せいただけたらありがたいです。